如何分類筆記？一套簡單又通用的分類架構 — PARA

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PM的生產力工具箱

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May 30, 2021

前言

這篇文章要介紹一套簡單、能夠提升行動力與產出成果的筆記分類架構 — PARA，分別是代表了：

• Projects
• Areas of responsibility (下方講解均簡稱 Area)
• Resources
• Archives

這套架構是由生產力專家 — Tiago Forte 所提出，有以下 5 點特色讓我覺得很棒：

• 泛用性：適用在任何型態的資源，你不但可以用在筆記軟體、也可以用在雲端硬碟、個人電腦的檔案分類。
• 行動性：筆記不再只是死板的資訊，而是可以讓你知道下一步的行動是什麼。
• 產出導向：分類的目標是提升你的產出能力。
• 可縮放性：可以讓你依據需求調整檢視筆記內容的顆粒度，可以快速總覽也可以深入細節。
• 機動性：可直接從既有的筆記開始使用，不需要大幅顛覆整個既有的筆記系統。

以上的特點有經過我自己的理解稍加修飾，翻譯成更好理解的說明。

圖片來源：《The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information》

這篇文章主要介紹：

• 為什麼我覺得 PARA 架構好用
• PARA 這套架構如何運作
• 我使用 PARA 的心得

詳細細節請參考原文。

此篇內容主要參考《The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information》by Tiago Forte。

一、為什麼我覺得這套架構好用？

在採用 PARA 架構前，我們必須先瞭解「筆記/文件/檔案分類」會遭遇的問題，才能體會 PARA 的價值。

1. 整理筆記時一定會碰到的難題 — 怎麼分類？

不論在文件、筆記或是檔案的分類上，我們都會碰到同樣的難題：「我該如何分類？」

這個議題我曾在《如何對文件及筆記進行編碼分類？結合六個領域的知識來整理筆記》的「管理諮詢」中提到分類原則：

若我們將 MECE 理論 套用到筆記分類、文件分類上，就是確保分類之間不要互相重疊，且每種類別都要涵蓋。

原理是這樣說，實際上在用的時候只要抓大原則即可。我們要注意：1. 最上層的分類以 4–7 個為極限，愈多對於訊息處理愈不利。2. 當分類太多的時候，要將同類主題進行合併。3. 先用樹狀圖或列點紀錄，再對筆記系統進行分類。

當時我建議對筆記系統採取「每層 4–7 個主題」的分類方式，只要該層級超過 7 個主題就要進行分層，最後可以得到一個文件/筆記的樹狀結構 (下方為示意圖)。

筆記架構分層

2. 採用「主題」分類筆記時會碰到的問題

這套架構我使用了大約 2個月的時間，我逐漸發現一個嚴重的問題：「這套架構無法讓我產生有效的行動」。

什麼意思呢？

事實上我們寫下的筆記，只有少數的筆記我們會花時間更新與維護 ; 而大多數都不會再被看第二遍，更不用說在上面記錄待辦清單、思考過程。

例如最近老闆叫你對 A 專案進行規劃，於是你會建立一則「A 專案」的筆記，透過 釐清專案目標、拆解行動清單，逐步推進專案進度。

也就是說：

「A 專案」筆記會比其他筆記的「行動性」來得高，它能夠讓我們產生行動。

3. 多數的筆記不具有「可行動性 (actionable)」

你可能會好奇：對筆記進行「主題分類」，沒辦法讓筆記具有「行動性 (actionable)」嗎？

答案是：很難做到。

以我自己舉例：

我在年初透過 OKR 規劃了一整年的個人專案，範圍包括了增進和家人間的關係、提升自己的職涯技能、精進自己的個人嗜好與興趣…等。每個專案又可以拆分成數個子專案，例如在提升自己的專業技能上：
- 舉辦 5 場專業技能分享講座
- 考取 PMP 證照
- 學習 5 堂跟自己專業有關的線上課程
...

這麼多的子專案同時進行，我必須藉由多則不同的筆記來管理規劃與進度。

然而人的專注力是有限制的。在現實生活中，我一段時間 ( 2–3 個月) 只能專注在 1–3 個子專案，其他的子專案筆記可能 1 個月都不會開啟一次。

此時舊的筆記分類方式就出現了問題…

如果我單純按照「主題」的方式來分類筆記，當我要尋找這 1–3 個子專案的筆記時，就會變得非常麻煩。

例如我要找「PM 技能分享講座」的相關筆記時，我必須到「商學」>「產品管理」>「PM 技能」去找，整個步驟非常冗長 ; 而其他在「商業」分類下的主題筆記，例如 「產業分析」、「經濟學」…等就不這麼重要。

4. 讓筆記幫助我們變得更有「行動力 」

那該怎麼辦呢？

我們不妨轉變思考，將與專案相關連的筆記直接放在一起即可。

例如我將「PM 技能分享講座」當作是一個專案資料夾，並且把相關的主題筆記 (例如「PM 技能」、「專案管理」、「時間管理」…) 都放到該資料夾下，未來尋找筆記就變得有效率許多。

這告訴了我們一個重要的筆記分類原則：

將具有「可行動性」的筆記放在一起，就能大幅地提升我們的行動力。

而這也是 PARA 分類架構最大的優點。

二、PARA 這套架構如何運作

先看一張 Tiago Forte 解釋 PARA 的圖片：

圖片來源：《The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information》

他將筆記分類拆分成 4 大塊：

• Projects (專案)：指那些「有時限」以及為了「產出特定成果」的工作，通常是為了達成某個目標 (goal)。
• Areas of responsibility (領域)：指那些需要你長時間關注的領域，依據每個人專注的領域而有所不同。
• Resources (資源)：指那些你感興趣的主題、嗜好。
• Archives (封存)：不屬於以上 3 類，通常是已經做完的專案、不再做的專案、自己覺得沒興趣的主題

這樣看可能還是很模糊，我們對每一塊進行舉例與說明。

1. Projects (專案)

 指那些「有時限」以及為了「產出特定成果」的工作，通常是為了達成某個目標 (goal)。

在 PARA 架構中，Projects 是最具有「可行動性 (actionable)」筆記。

例如「在 2021 年舉辦 5 場專業技能分享講座」，就是一個很明確的專案。它包括：

• 有時限：1 年內
• 產出特定成果：舉辦 5 場講座
• 達成目標：提升自己的專業技能

放在筆記軟體中，就是在「Projects」筆記本下方。下圖是 Notion 的示意圖。

請留意：每種筆記軟體的系統架構都有些不同，這邊我們只要了解具有專案性質的筆記就放在「專案」的資料夾下方即可。

「有時限」以及為了「產出特定成果」的工作筆記，就放在「Project」資料夾下

2. Areas of responsibility (領域)

 指那些需要你長時間關注的領域，依據每個人專注的領域而有所不同。

這個分類就是我們常說的「主題」。跟 Project 比起來，被分類到 Area 的筆記特性為：

• 沒有時間限制
• Area 的層級永遠會在 Project 下方
• 「可行動性」比 Project 來的低

例如閱讀、寫作、課程講座、健康、個人資料、另一半筆記…等，我們對這些主題很關注，但沒有限制自己要在多久時間內完成這些主題，它們沒有完成的時間限制。

我的 Area 分類筆記主題

Tiago Forte 用一張圖表示這樣的概念：「Product X launch (發布 Product X)」是一個 Project，這個專案是在「Product Development (產品開發)」之下。

也就是說：Projects 的層級永遠會在 Areas 下方。

Project 與 Area of responsibility 的關係，圖片來源：《The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information》

值得一提的是：

這些我們關注、但目前沒有「可行動性」的 Areas 筆記，如果有一天個人目標中新增相關的 Project，可以立刻當作參考資料快速推動 Project。

例如你長期關注「財務報表」這個主題，時常會收集相關的研究、文章、書籍。

近期公司內部舉辦「財務」相關的讀書會，剛好指派你準備一個相關的主題，此時「財務報表」Area 的參考資料，立刻就能成為「準備讀書會」這個 Project 的參考資料，幫助你更快地完成工作。

這就是將 Projects 和 Areas 筆記分開的好處。平時沒有需求，你可以花比較少的時間維護 Areas 的筆記，將精神放在 Projects 的筆記更新上。但是當有需求時，馬上就有現成資料可以參考。

3. Resources (資源)

 指那些你感興趣的主題、嗜好，但跟自己關注的領域不一定有關。

Resources 的「可行動性」比 Projects 和 Areas 還要差，通常看到相關資料都是先收集起來當備用。

以我來說，咖啡、專案管理、音樂、設計、魔術…是我感興趣的主題，但跟我目前關注的領域沒有關聯。

要判斷一則筆記該歸類在 Areas 或 Resources 的原則有 2 個：

1.關注程度

問問自己，這則筆記所屬的主題，是我目前有花時間好好研究與關心的嗎？如果有，那就分類到 Areas ; 如果沒有，則放到 Resources 之下。

例如「魔術」是我維持長達 10 年以上的興趣，但是目前我並沒有花太多時間研究，因此相關的資料我就會放到 Resources 之下。

2.隱私性

這則筆記的內容是否私密只能讓自己看見？如果是，那就分類到 Areas ; 如果不是 (可以分享給其他人)，那就放到 Resources。

例如「專案管理」是我非常關注的主題，但內容不是只有我可以看到，且多數時候我會分享給其他人看，因此相關筆記就可以放到 Resources 之下。

4. Archives (封存)

 不屬於以上 3 類，通常是已經做完的專案、不再做的專案、自己覺得沒興趣的主題

Archives 是 PARA 中「可行動性」最差的項目，通常被放到 Archives 下的筆記都不具有「可行動性」，只是當作資料留底。

什麼樣的筆記會被放到 Archives 之下呢？

通常是：

• 已經做完的專案：專案做完了自然就不需要再關注
• 不再做的專案：因為某些原因而不需要做的專案，也不需要再被關注
• 自己覺得沒興趣的主題：如果曾對某一主題有興趣，但後來確定有很長一段時間再也不會研究了，就可以放到 Archives。

5. PARA 之間的關係

要特別留意，PARA 架構中的筆記是隨時可以進行轉換的。也就是說：

• Projects 筆記會因為沒有時間限制，轉變成 Areas ; Areas 中的筆記也可以因為需求轉變成 Projects 筆記。
• Areas 筆記可以因為近期太多心力關注，轉移到 Resources 筆記下 ; Resources 的筆記能夠因為近期突然感興趣，轉移到 Areas 下。

圖片來源：《The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information》

三、我使用 PARA 的心得

我在文章的一開頭提到了 PARA 的 5 個特點：

• 泛用性：適用在任何型態的資源，你不但可以用在筆記軟體、也可以用在雲端硬碟、個人電腦的檔案分類。
• 行動性：筆記不再只是死板的資訊，而是可以讓你知道下一步的行動是什麼。
• 產出導向：分類的目標是提升你的產出能力。
• 可縮放性：可以讓你依據需求調整檢視筆記內容的顆粒度，可以快速總覽也可以深入細節。
• 可立即開始的：可直接從既有的筆記開始使用，不需要大幅顛覆整個既有的筆記系統。

就這 5 個特點分享我的使用心得。

1. 泛用性

PARA 不只可以用在筆記軟體 (Notion)，就連雲端硬碟 (Google Drive)、Gmail (標籤分類) 都可以使用。

Notion 中套用 PARA 架構

在 Gmail 中套用 PARA 架構

在 Google Drive 套用 PARA 架構

2. 行動性

以 Notion 為例，我可以開啟 Project 這個分類，就知道自己應該專注在哪些專案筆記上。

Project 下的專案筆記

3. 產出導向

同樣以 Notion 為例，在 Project 下的每個 Page 都是為了產出特定成果的。

例如以「反省日記」為例，其產出成果就是每一天的自我反省與下一步行動。(模板概念是參考《晨間日記的奇蹟》)

「反省日記」紀錄每一天的自我反省與下一步行動

4. 可縮放性

PARA 架構可讓我們依據需求，用「快速總覽」或「深入細節」的方式來瀏覽筆記。

第一層只有 Project, Areas, Resources, Archives 4 個項目，如果需要觀察目前自己的關注的主題，可再展開檢視。

可依據需求縮放檢視

5. 機動性

這是我認為 PARA 最棒的特點：不論你原先的筆記分類如何，都可以立刻開始套用 PARA 架構。

觀察這篇文章的 Notion 截圖，你可以發現 PARA 下方的分類看起來還是很凌亂。原因是這些分類是我在《如何對文件及筆記進行編碼分類？結合六個領域的知識來整理筆記》時採用的分類，目前套用 PARA 架構後還沒有做大幅度的修改。

其實就算不一次修改到位也沒關係，因為 PARA 架構最大的特色是區分「可行動性」，最重要的就是 Project 下的筆記，其他 ARA 下的筆記相較就沒這麼重要。

因此我只要專心顧好 Project 下的筆記即可，其他類型的筆記有空再做調整，不需要強迫自己馬上修改。

四、總結

這篇文章快速地介紹了 PARA 這套筆記架構，推薦給不知道如何分類筆記的朋友。就算你已經有自己的分類方式，但想要讓自己的筆記更有行動力，也可以採用 PARA 的架構做分類。

“趕快打開你的筆記軟體、Email 軟體、雲端硬碟，試試看 PARA 架構吧！”